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Googleマイビジネスを複数名で使いたいときのやり方

複数人でGoogleマイビジネスを使って投稿

最近、なぜかお取引先から立て続けに「 Google マイビジネスを複数人で管理して情報発信を強化したいんですが、どうすれば使える人を増やせますか? 」という問い合わせがありました。

注意すべき点だけしっかりと押さえておけば、確かに複数名で情報発信をする価値はあります。

お店の情報を Google マイビジネスを使って複数名で管理するためのユーザー追加の方法と注意すべき点、そして複数名で管理するメリットについて今回は解説してみます。

Googleマイビジネスはスタッフ皆でやると良し

 

| Googleマイビジネスを操作できる人を増やす手順

早速、ユーザーを追加する手順について説明をしていきます。 ここではスマートフォンを使ったやり方でご案内します。 パソコンを使った場合も基本的には同じ流れです。 読み替えながら見てください。

1. Google マイビジネスのアプリを立上げます。 画面の一番下にあるメニューの一番右にある「その他」をタップします。 パソコンの場合には左側に表示されるメニューの中ほどに「ユーザー」という項目があるので、そちらをクリックしてください。

グーグルマイビジネスのユーザー追加方法

2. 次に「ユーザーの管理」をタップします。

グーグルマイビジネスを複数名で管理する方法

3. 現在、ビジネス情報を管理している人物が表示されます。 右上に「+」のボタンがあるので、その「+」をタップします。

グーグルマイビジネスを複数名で管理する

4. 追加したい人のメールアドレスを入力します。 このメールアドレスについては、ヤフーメール等でも問題ないことになっていますが、Gメール以外で登録をしようとすると招待がうまくいかずエラーが生じる場面に何度かあたったことがあります。 確実にすすめたい場合は、追加する人のGメールを利用する方が安定するかもしれません。
5. メールアドレスを入力すると、入力欄の下に追加したい人のメールアドレスが表示されます。
6. 間違いがないかを確認して右側にある「+」ボタンをタップします。
7. 追加したい方の役割を選んでタップすると、特に確認手順などなくいきなり招待メールが送付されます。一瞬「えっ」ってなるので気を付けて選ぶようにしてください。

グーグルマイビジネスを複数名で管理するためのユーザー追加

あとは追加する方に届いたメールを承認することで、その方も Google マイビジネスから投稿や情報の修正ができるようになります。

 

| 注意すべき各人の”役割”について

Google マイビジネスを使った情報管理には、できることの範囲によって「オーナー・管理者・サイト管理者」という役割があります。役割の細かな違いについては理解しなくても大丈夫です。

ここで覚えておいてほしいことは、ユーザーを追加したり削除したりすることができるのはオーナーだけであることと、全ての情報を管理できる役割を持てるのもオーナーだけであることです。

だからこそ注意してほしいのは経営者なり責任者、すなわち店舗なり会社からいなくなる可能性が極力低い人が必ず「オーナー」になり絶対に第三者をオーナーにしないことと、オーナーとして登録したユーザーアカウントの情報が先々分からなくならないようにメモなり手帳に控えておくことです。

なぜなら、当社に寄せられる Google マイビジネスに関してのご相談は『ユーザーアカウントが分からなくなってログインできません…。』というものと『社員に全て任せていたのですが退職したので、マイビジネスを使うことができなくなりました…。』というものが大半を占めるからです。

こうなることを避けるためにも、オーナー権限は必ず然るべき人が管理して、ユーザーアカウントについても分からなくならないようにしておくことが重要になります。 逆に責任者なり経営者がいつでも Google マイビジネスにログインして情報を管理できるようにしておけば、ほぼ全ての Google マイビジネスに関する問題は解決することができます。

話をまとめると、経営者なり責任者がオーナーとなり、投稿などで情報発信をしてほしいスタッフや社員を「サイト管理者」として追加していくことでスムーズな Google マイビジネスの運用ができるようになります。 こうしておくことで、万が一スタッフや社員が退職しても問題ありませんし、辞めた人は早めにユーザーから削除することで、いつまでも情報に触れることができるリスクをなくすことができます。

 

| スタッフを巻き込む大きなメリット

Google マイビジネスを使って店舗やビジネスに関する情報を一人で管理して、投稿などを行っていると、どうしても忙しいときなど情報発信が疎かになってしまいます。 すると徐々に投稿頻度が下がってきて、最初のうちは熱心だったのにいつの間にか使わなくなってしまう例をときどき目にします。 また一人で投稿していると、やはり発信する情報がワンパターン、マンネリ化してしまいがちです。

スタッフの方を巻き込んで「投稿」機能で情報発信をしてもらうだけで、誰かが忙しい状態にあったとしても別のスタッフが代わりに発信することで継続性が格段に高まることだけでも意味がありますし、複数名で行うことによって情報発信の切り口が変わってマンネリ化を防ぐことのメリットもあります。

また若い女性スタッフを巻き込むと、インスタグラムを使っている人も多いので写真の撮り方が上手だったり、SNSにも慣れているのでマイビジネスの使い方についても、パッと理解してくれる方が多いです。

スタッフが中心になって情報発信をしてくれるようになると、経営者や責任者はかなり楽になります。 気を付けておく点は投稿している情報発信の内容が適切かをチェックして、間違った言葉遣いや情報があれば修正をかけてあげるだけでよくなります。

スタッフを巻き込んだ Google マイビジネスの具体的な運用方法については、長くなるのでまた別の機会に解説してみますが、なかなかマイビジネスを活用できていないと感じてある店舗や会社の方は、スタッフを巻き込んでみることをお勧めします。 ぜひチャレンジしてみませんか。


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